Naar de cloud — zo plan je een migratie zonder downtime

Een cloud-migratie hoeft geen weekendlange operatie te zijn. Met een gestructureerde aanpak migreren we MKB-bedrijven tegenwoordig in 4 weken — zonder dat medewerkers er één werkdag last van hebben. Dit is het draaiboek dat we daarvoor gebruiken.

Week 1 — Inventarisatie & planning

Voor je iets kan migreren, moet je weten wát er te migreren valt. We brengen in kaart:

• Alle gebruikers, hun rollen en hun gebruikte applicaties
• Bestaande mailservers, fileservers en lokale data
• Specifieke applicaties (boekhouding, CRM, branche-software)
• Printers, NAS-systemen en andere hardware
• Huidige licenties en contracten

Vaak ontdekken we hier al “schaduw-IT” — tools die medewerkers privé hebben aangeschaft. Belangrijk om mee te nemen.

Week 2 — Cloud-omgeving inrichten

Op basis van de inventarisatie richten we de Microsoft 365-tenant in:

• Domeinverificatie en DNS-voorbereiding (zonder iets te activeren)
• Gebruikersaccounts aanmaken (gesynchroniseerd of cloud-only)
• SharePoint-structuur opzetten op basis van afdelings-/projectstructuur
• Beveiligingsbeleid: MFA, conditional access, DLP-regels
• Email-routing voorbereiden (split-domain als nodig)

Alles wordt eerst getest met een testgebruiker — niet pas live met echte gebruikers.

Week 3 — Pilot met een team

Nooit Big Bang. We beginnen met één team (vaak IT zelf, of de directie) en migreren hun mailbox, OneDrive en SharePoint-toegang. Een week pilot levert altijd kleine ontdekkingen op die we vóór de hoofdmigratie oplossen.

Typische ontdekkingen: oude e-mailregels die niet werken in cloud, een legacy-app die niet via Modern Auth werkt, bestanden in netwerkshares die niemand meer gebruikt.

Week 4 — Hoofdmigratie + cutover

De hoofdmigratie doen we altijd in het weekend (vrijdagavond → zondagmiddag). Dat betekent:

• Vrijdag 17:00: “freeze” — geen wijzigingen meer in de oude omgeving
• Vrijdag–zondag: finale data-sync, MX-records omzetten, mailflow herrouten
• Zondag 16:00: proefdraaien — testaccounts, alle integraties
• Maandagochtend: begeleiding op locatie of via Teams voor alle gebruikers

Bij goede planning merken gebruikers maandagochtend nauwelijks iets — behalve dat e-mail nu via OWA werkt en bestanden in OneDrive staan.

De grootste fout: alle data tegelijk migreren. Begin met mail, daarna files, daarna apps. Geen ‘big bang’.

Wat ná de migratie?

Een migratie is niet af bij het omzetten van DNS. De eerste 30 dagen na de cutover doen we:

• Dagelijkse check op mailflow-issues en bouncebacks
• Oplossen van loginproblemen voor specifieke gebruikers
• Trainen van medewerkers in Teams, OneDrive en de nieuwe workflows
• Opschonen van oude on-premise systemen (pas wegnemen na 90 dagen)

Wat kost het?

Voor een MKB-bedrijf van 10–25 medewerkers ligt een migratie typisch tussen €4.500 en €9.000 — afhankelijk van de complexiteit (aantal mailboxen, hoeveel data, hoeveel applicaties). Daarna betaal je nog alleen de licentiekosten en eventuele beheercontracten.

Conclusie

Cloud is in 2026 geen optie meer maar een hygiënefactor. De vraag is niet “of” je migreert, maar “hoe goed je het plant”. Met een week per fase en een weekend voor de cutover voorkom je 95% van de ellende.

Overweeg jij om over te stappen? Plan een vrijblijvend adviesgesprek — we kijken naar je huidige setup en geven een eerlijk beeld van wat het zou kosten en opleveren.